Uzun zamandır değinmek istediğim ve dönüşümün belki de en kritik başarısızlık faktörlerinden biri, yalını yalın ofise yıkmak. Bununla beraber, departmanların da bu süreci sanki ek bir iş olarak görmeleri ve önceliklerine almamaları, anlatılabilecek başarısızlık öykülerinden birini daha doğurmuş oluyor.
Genellikle karşılaşılan senaryoya kısaca girelim: Şirket lideri ya da patron, süreçlerini yalınlaştırmak ve israflardan kurtulmak, tabiki bunun yanında maliyetlerini azaltmak ve kontrol altına almak için bir yalın dönüşüm projesi (!) başlatmak ister. Üst yönetimde ve icra toplantılarında bu konu üzerinde hararetli tartışmalar yaşandıktan sonra, hemen bir dönüşüm planı hazırlanmaya başlanır. Bazen bir uzman/danışmandan destek alınır, bazen de başka firmaların dönüşüm planları kopyalanıp yapıştırılır ve üzerinde biraz revizeler yapılır. (Başka firmaların dönüşüm planlarının alıp kendimize adapte etme fikri başlangıçta yapılan hatalardan biridir; çünkü her firmanın öncelikleri ve dinamikleri farklıdır. Bu sebeple öncelikle firmanın mevcut durumunun ortaya konduğu bir değerlendirme raporu hazırlanmalıdır)
Sonrasında bu işten kim sorumlu olacak sorusunun cevabı için hemen bir yalın ofis kurulumu ya da yalından sorumlu kişilerin ataması yapılır. Evet daha baştan proje (!) başarısız olursa, başarısızlığın kimlere yıkılacağı da tanımlanmış oldu. Sonrasında, süreci başlatmak için bir pastalı kick-off ve şirket liderinin yalınla ilgili birkaç sözleri ve yalın ofisin vitrine çıkarılması.
Süreç ilerlerken, dönüşüm planı çerçevesinde yalın eğitimler alınır, oyunlar oynanır. Neredeyse herkes şirkette yalın dönüşümün başlamasından ve eğitim süreçlerinden mutludur ya da mutlu gibi gözükür. Eğitim süreçleriyle beraber artık öğrenilen araçların, sahada ve süreçlerde uygulanması vakti gelmiştir. Yani sahaya inme vakti gelmiştir. Yüzleşme de denilebilir. Eğitim sürecinde slaytlarda eleştirdiğimiz ve hatta bazen güldüğümüz durumlarla ilgili yüzleşme. Departmanlar, biraz tedirgin olabilirler ancak yalın ofis her zaman anlaşılmayan konularda ve uygulama tıkanıklıklarında destek konusunda yanlarında olacağını söyler. Hatta birkaç pilot uygulamada liderlik bile yapabilirler. Buraya kadar normal gibi görünüyor. Süreç biraz daha ilerledikçe, departmanlar kendini geri çekmeye başlarlar. Düzenli saha buluşmaları, aksiyon gözden geçirmeler aksatılmaya başlanır. En basit bir excelde analiz bile haftalar sonrasına terminlenmeye başlar. Sebebi sorulduğunda, hat durmuştu, yönetici başka görevler verdi vs gibi cevaplar alınır. Yalın ofis ana plana sadık kalmak amacıyla, departmanların yapması gereken işleri yapmaya başlar. Bu süreç artık yavaş yavaş destek olmanın ötesine geçmeye başlar. Yalın ofis, bu noktada bir sıkıntı olduğunu farkeder ve bunu dönüşüm sponsor ya da koordinatörüyle paylaşır. Oradan konu departman yöneticilerine gider. Zaten ilgili departman yöneticisi, kendi ekipleriyle gözden geçirme yapmıyorsa ve yalına öncelik vermiyorsa ve başta söylediğimiz gibi ek iş olarak görüyorsa pek ilerleme olmayacaktır. Yavaş yavaş işler yalın ofise yıkılmaya başlanmış ve yalın ofis asıl görevinden sapmaya başlamış ve işler ilerlesin diye herkesin peşinden koşturmaya, yetmeyip aksiyonları kendileri yapmaya başlamıştır. Zoraki ilk faz sunumları yapılır. Üst yönetime herşeyin yolunda gittiği anlatılır ama işler yolunda gitmemektedir. Yani yalın yalın ofise çoktan yıkılmıştır.
Bu döngü tabiki her yerde böyle değildir, ancak genellikle böyledir malesef. Yalın ofis, sorumluluğunu yerine getirmeyenler yerine iş yapmak için kurulmamıştır. Yalın ofis bu süreçte eğitim desteği ve uygulama klavuzluğu ve yönlendirmeler-rehberlikler için vardır. Zaten yalın ofis kurulup kurulmaması da kritik bir karardır. Ofisleri kurarak belki de daha başından hata yapılmaktadır. Departmanlar ve liderler, zaten yalın olmak istiyorlarsa bunu yaşamalı ve çalışma tarzı haline getirmelidir. Çünkü yalın uyguladıkça öğrenilecek ve çalışma tarzı haline gelecektir. Yalın ofis var ise, burası sekreterya gibi kullanılmamalıdır. Departman lideri ve yöneticileri, kendi süreçlerindeki yalının ilerleme durumunu kendisi takip edebilecek durumda olmalıdır. Oluşabilecek engelleri de liderlik yetilerini kullanarak aşılmasına yardımcı olmalı ve ekipteki arkadaşların önü açılmalıdır. Aksiyonları düzenli takip etmeli ve adım adım ilerlemenin öneminin farkında olunmalıdır. Dönüşümün, dönüşmek isteyenlerle yapılabileceği de unutulmamalıdır.
Bir sonraki yazıda görüşmek dileğiyle...
Comments